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物流事務の仕事に興味があるけれど、具体的な仕事内容がわからない方も多いのではないでしょうか。また、一般事務との違いや、「しんどい」「やめとけ」と言われる理由も知っておきたいですよね。
今回は、物流事務の仕事内容や物流事務が向いている人の特徴、「しんどい」「やめとけ」と言われる理由などを解説。さらに、必要なスキルや経験についてもご紹介します。
物流事務の特徴をしっかりと捉えて、楽しく働きましょう！
まずは物流の仕事について詳しく知りたいという方は、こちらの記事も読んでみてください。
物流事務は、商品が倉庫からお店やお客様に届くまでをサポートする仕事です。
主な仕事は「商品のデータ入力」「配送トラックのスケジュール管理」「ドライバーとの連絡」などがあります。例えば、荷物が雨で遅れたときに運転手の方と連絡を取り、別のルートを決めるような臨機応変な対応が必要です。
一般事務は、オフィス全体のサポートが中心で「書類整理」「電話対応」「備品管理」などが主な仕事です。
物流事務は「商品の動き」に特化しており、天候トラブルへの対応や専用の配送ソフトを使うなど、物流ならではの専門的な業務が多いのが特徴です。
例えば、一般事務ではほぼ行わない「運転手の勤務時間管理」や「緊急時の配送ルート変更」などが追加で発生します。
物流事務は、商品が倉庫からお店や家庭に届くまでの「ものの流れ」を支える事務職です。一般事務との最大の違いは、トラックのスケジュール調整や緊急時の対応など、物流ならではの専門業務がある点です。
ここでは、6つの主要業務を分かりやすく解説します。
毎日倉庫に届く商品の数と出荷する数量をパソコンに入力し、在庫数をリアルタイムで更新します。食品の場合は賞味期限管理も重要で、古いものから順に出荷する「先入れ先出し」を徹底します。
在庫が多すぎると保管費用がかさみ、少なすぎると品切れになるため、バランス感覚が求められます。
納品書や配送伝票を1日100枚以上作成することもあります。住所や数量を間違えると配達ミスにつながるため、ダブルチェックが欠かせません。最近はQRコード付きの電子伝票も増え、スマートフォンで読み取れるよう進化しています。
ドライバーに配達順路を指示したり、渋滞情報を見て迂回ルートを提案したりします。台風で高速道路が通行止めになった時は、すぐに代替ルートを検索して運転手に連絡する臨機応変さが重要です。
配達中の事故連絡を受けたら、まずお客様に状況を説明し、代替品の発送手配をします。商品破損時は保険会社との連絡も行い、1つのトラブルで10件以上の電話対応が必要になることもあります。
ドライバーの勤務時間を管理し、法律で決められた休憩時間を守らせます。夏場は熱中症予防のため、水分補給のリマインドも重要な業務です。
「注文した商品がまだ届かない」という問い合わせには、配送トラッキングシステムで現在地を確認し、到着予定時間を伝えます。クレーム対応では、まず謝罪してから解決策を提案するマニュアルが存在します。
物流事務の仕事は、事務作業＋コミュニケーション＋トラブル対応が入り混じった1日になります。以下はある一例です。
| 勤務時間 | 業務名 | 仕事内容 |
|---|---|---|
| 8:45～9:00 | 出勤・朝礼 | 出社後、PCとシステムを立ち上げて前日の残タスクや在庫数をチェック。チーム全体で情報共有を行います。 |
| 9:00～10:30 | 伝票作成・出荷準備 | 当日出荷分の納品書や送り状を作成。ドライバーが来る時間に合わせ、スムーズに手渡せるよう整理しておきます。 |
| 10:30～12:00 | 受注データ入力・問い合わせ対応 | オンライン注文やFAXで届く受注情報をシステムへ入力。在庫数に問題がないか確認しつつ、問い合わせやクレームにも応対します。 |
| 12:00～13:00 | 昼休憩 | チームで交代しながら休憩をとり、午後のピークに備えます。 |
| 13:00～15:00 | 在庫管理・配送手配 | 午前中に受注した商品を在庫からピックアップして出荷準備。必要に応じて運送会社へ追加の集荷依頼をかけます。 |
| 15:00～16:30 | 進捗確認・トラブル対応 | 配送状況をシステムでチェックし、遅延や誤配送があれば対処。取引先やドライバーと連絡を取り合い、フォローに回ることも。 |
| 15:00～16:30 | 日報作成・翌日の準備 | 一日の業務報告をまとめ、在庫数を再確認。次の日に必要な伝票や書類を揃え、業務がスムーズに始められるよう段取りして退勤します。 |
「物流事務に挑戦してみたいけど未経験でも採用されるのか」と考える方へ向けて、物流事務に役立つスキルと経験・資格について解説します。
今持っている資格や経験を存分にアピールすれば、物流事務への転職にうまく結び付けられるでしょう。
物流事務に絶対必要な資格はありません。ただし、運行管理者や貿易実務検定®などを取得すると業務の幅が広がり、キャリアアップにもつながります。
データ入力や書類作成でExcel・Wordを使うことが多いです。セルへの数値入力や基本的な表作成ができればOKですが、関数やピボットテーブルなどを使いこなせると、より重宝されます。
ドライバーとの無線連絡では平均1日20件以上のやり取りが発生します。トラブル時には「状況説明→代替案提示→関係者調整」の3ステップを5分以内に完了させる即応力が必要です。
在庫数や金額などを間違えて入力すると、企業の信用を損ねる恐れがあります。正確さと同時に、忙しいときは素早い対応も求められます。
物流事務のみのデータを収集した平均年収はありませんが、物流全体の管理を行う物流管理の仕事の平均年収は416万円とされています。
一般事務の平均年収が324万円とされていることを考えると、大体300万円から400万円程度が目安となるでしょう。
ちなみに、物流管理の派遣社員の平均時給は1,256円、アルバイト・パートは1,047円となっています。
「志望動機」の内容は合否に大きな影響を与えるので、しっかりと考えて伝えなければいけません。
本項目では「志望動機はどんなことを伝えれば良いのか」という疑問について答えるために、志望動機の伝え方について解説していきます。
それぞれのポイントを見ていきましょう。
志望動機で「なぜ貴社を志望したか」を伝える際には、まず冒頭で結論を述べましょう。冒頭に結論を述べることで、相手にとって理解しやすい内容になります。
逆に結論を最後に伝えると、結論に至るまでに「結局この人は何がいいたいんだろう」と思われて、マイナスの印象を与えてしまうのです。
特に物流事務ではコミュニケーション能力が重視されますから、志望動機をうまく伝えられる人＝話す能力や伝える能力が高いと判断されて、プラスの評価につながりやすくなります。
志望動機の中に、アピールできる自分の経歴と具体的なエピソードを盛り込むことで、相手に好印象を与えられます。
例えば、「前職では、事務職でデータ入力や伝票発行の他に、経理や採用の補助もしておりました。」と伝えると「この人を採用すれば、事務職の中でも幅広く仕事をしてくれるのではないか」と応募先企業は良い印象を持ちます。
志望動機の中では、「なぜ事務職の中でも物流事務を選んだのか」という理由についても必ず伝えましょう。
「物流に興味があるから物流事務を希望した」「たくさんの人とコミュニケーションを取りながらできる事務職が物流事務だから」など、物流事務だからこその理由を述べるようにしましょう。
もし思いつかない場合は、物流事務で働くメリットを後述しますので、メリットを参考に理由を考えてみてください。
志望動機では、「物流事務の中からなぜこの会社を選んだのか」を伝えることも大切です。どこにでも通用する内容を伝えてしまうと、「この会社じゃなくても良いのではないか」と思われてしまいます。
「急成長を遂げている会社で自分も成長したいと思っているから」「アットホームで和気あいあいと仕事ができる雰囲気が良いと感じたから」など、会社のホームページで社風や理念としていることを参考に考えると良いでしょう。
「会社にとって自分がどんな風に役に立つか・貢献できるか」を伝えると、会社にとってあなたが「どんな仕事で役に立ってもらえるか」をイメージしやすくなり、採用につながる可能性がアップします。
では、これまでのポイントを踏まえて、伝える志望動機の例を作成してみましょう。
こちらはあくまで一例ですから、自分の経歴や資格、会社の特徴に合わせてアレンジしてみましょう。
次に、物流事務で働くメリットについて解説していきます。物流事務の仕事をしようか悩んでいる、志望動機にどんな内容を書けば良いのか困っているという方は、ぜひ参考にしてみてください。
物流事務の仕事は、マルチタスクをスピーディーにこなす必要があるため、平均時給よりも高めに給料が設定されているところが多いです。
求人によって時給には差があるので、効率的に稼ぎたい人は、時給をよくチェックしておきましょう。
しかし、時給が高いところは仕事が大変な可能性もあるため、仕事内容なども合わせて確認するようにしてください。
物流事務の仕事は正社員・派遣社員問わず求人が多いです。
近年、ネットショッピングの普及から物流関連の仕事は多くなっており、さらに今後の需要も期待できます。特に、コロナウィルスの流行による生活スタイルの変化から、物流業界の仕事はさらにニーズが加速している傾向です。
将来性のある仕事なので、今後も安心して働き続けられるというのは大きなメリットといえるでしょう。
物流事務のメリットについて解説しましたが、当然のことながらデメリットも存在します。物流事務で働くか悩んでいるという方は、デメリットも把握した上で検討してみましょう。
一般的な事務職に比べると、物流事務の仕事は多岐に渡ります。
パソコンを使ったデスクワーク以外にも、配送の手配やトラブル対応などのさまざまな仕事があり、覚えることが多いです。最初のうちは、慣れるまでに時間を要するでしょう。
また、臨機応変さを求められる業務が多く、のんびり仕事をしたい、ルーチンワークをこなしていきたい方にとっては厳しいというのもデメリットといえます。
物流は、事故や渋滞、天候によるトラブルが後を絶ちません。
遅延する場合には、運送スケジュールを迅速に組み直しをしたり、取引先に連絡を取って理解を求めたりしなければならないことも多いです。
また、品物の破損や紛失といったトラブルもあり、臨機応変に対応するスキルが必要となります。
マニュアルを遵守したい方や、自ら考えて動くことが苦手な方にとってはあまりおすすめできない職種です。
最後に、物流事務の仕事に向いている、おすすめできる人の特徴をご紹介します。
「コミュニケーション能力が高く人と関わりたい」「仕事にやりがいが欲しい」という方にとって物流事務は最適な職種です。
詳しく見ていきましょう。
物流事務はコミュニケーション能力が高い方におすすめです。
物流事務は日々なにかしら事件が起こりますが、事件が起こった際にトラブルを最小限に抑えるためには、日頃からドライバーや関係者と円滑なコミュニケーションを取っておくことが欠かせません。
普段からささいなことでも会話をして交流を図っておくことで、お互いに信頼関係が構築されて、実際に問題が起きた際には協力しながら問題解決を目指せます。
事務仕事は、どうしても単調というイメージがある人もいるでしょう。実際に、事務仕事は覚えてしまえば淡々とこなすことができますから、安定感があるメリットとは別につまらなさや物足りなさを感じる方がいます。
しかし、物流事務の場合は、事務職以外にも臨機応変な対応力が必要となる業務が多数発生します。毎回違ったパターンの仕事やトラブルが舞い込んでくることが刺激になって良い方には、物流事務の仕事は最適です。
また、問題解決により達成感ややりがいを感じることができる点も物流事務の良い点です。
物流事務は、事務職とは思えないほどに多くの人とコミュニケーションを取る仕事です。人と関わることが好きであったり、色々な人と接したりしたい方にはピッタリの仕事であるといえます。
特に運送業界には個性的な方が多くいらっしゃいますから、人と接することが好きで人懐っこい方は可愛がってもらえるでしょう。
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