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退職を決意したものの、「退職届の書き方がわからない」「理由は正直に書くべき？」といった不安を抱えていませんか？特に退職理由は、どう伝えれば円満に退職できるか悩むポイントです。
この記事を読めば、自己都合や会社都合、アルバイトなど、どんな状況でも迷わず退職届が書けるようになります。
まずは、最も使う機会の多い「自己都合退職」のテンプレートを紹介します。これを真似すれば、誰でもかんたんに退職届を完成できます。
退職を決めたとき、「退職届」と「退職願」のどちらを提出すべきか迷うかもしれません。この二つは提出するタイミングや法的な意味合いが異なります。
自分の状況に合わせて、どちらの書類が適切かを正しく理解し、円満な退職手続きの第一歩としましょう。
| 種類 | 提出するタイミング | 意味合い | 撤回の可否 |
|---|---|---|---|
| 退職願 | 退職の意思を最初に伝えるとき | 会社に退職を「お願い」する書類 | 可能（会社が承諾するまで） |
| 退職届 | 退職が確定した後に提出するとき | 退職を「届け出る」確定的な書類 | 原則不可 |
辞めることが確定しているなら退職届、まだ上司に相談する段階なら退職願を提出するのが一般的です。
退職願を提出し、会社から退職の合意を得たあとに、正式な書類として退職届を提出するケースもあります。
提出後の撤回はできないため、退職の意思が固まってから提出しましょう。
退職届を作成する前に、必要なものをそろえておくとスムーズです。特別なものは必要なく、文房具店やコンビニエンスストアでかんたんに手に入ります。
いざというときに慌てないよう、事前にチェックリストで確認しておきましょう。
退職届の作成には、以下の4点が必要です。
B5サイズが一般的ですが、A4サイズでも問題ありません。罫線が入っていても良いですが、無地が最もフォーマルです。
消せるボールペンは絶対に使用しないでください。公的な書類のため、インクが消えない筆記用具を選びます。
便箋のサイズに合わせ、「長形4号（B5）」か「長形3号（A4）」を選びましょう。郵便番号の枠がないものが望ましいです。
認印で問題ありませんが、シャチハタは避けるのがマナーです。
退職届には決まった書き方があります。ここでは、誰でもかんたんに作成できるよう、7つのステップに分けて具体的に解説します。
各項目で何を書くべきかを理解し、レイアウト通りに書き進めるだけで、マナーに沿った正式な退職届が完成します。
まず、便箋の1行目、中央に「退職届」と少し大きめの文字で書きます。これが書類のタイトルになります。前後に余白を持たせ、バランスを意識すると見栄えが良くなります。
表題から一行空け、次の行の右下に「私儀」または「私事」と書きます。
「わたくしごとですが」という意味の謙譲語で、本文の書き出しに使う言葉です。本文の前にこの言葉を入れるのが、正式な書類作成のマナーです。
私儀の次の行から、退職理由と退職日、そして退職する旨を簡潔に書きます。理由は「一身上の都合」とするのが一般的です。
退職日は、上司と相談のうえで決定した年月日を記入します。
（例文）
このたび、一身上の都合により、来たる令和〇年〇月〇日をもちまして、退職いたします。
本文から一行空け、退職届を会社に提出する年月日を記入します。和暦でも西暦でもかまいませんが、書類全体でどちらかに統一するのが望ましいです。
提出日の次の行に、自分の所属部署名を正式名称で書きます。部署名の下に、自分のフルネームを書き、名前の下に捺印します。
捺印は、文字にかぶらないよう、少し離れた位置に押しましょう。
最後に、所属部署や氏名より上の位置に、会社の最高責任者の役職と氏名を書きます。宛名は代表取締役社長の氏名とし、敬称は「殿」とするのが一般的です。
自分の名前より上に書くのがマナーなので、レイアウトに注意しましょう。
退職届で最も悩むのが「退職理由」の書き方ではないでしょうか。
自己都合や会社都合、あるいは病気や人間関係といったネガティブな理由など、状況によってどう書けば良いか解説します。
角を立てずに円満退職するためのポイントと例文を紹介します。
転職や結婚、家庭の事情といった個人的な理由で退職する場合は、具体的な内容を書く必要はありません。すべて「一身上の都合」という定型句で表現するのが一般的です。
詳細な退職理由を記載する義務はなく、プライバシーの観点からも、この表現を使うのがビジネスマナーとされています。
会社から詳細を聞かれた場合は、面談などで口頭で伝えれば問題ありません。
会社の倒産やリストラ、事業所の閉鎖など、会社側の事情で退職せざるを得ない場合は、具体的な理由を記載します。
たとえば、「貴社、〇〇事業部閉鎖のため」「早期退職のため」のように、事実を簡潔に書きます。
これは、失業保険の給付日数が長くなるなど、ハローワークでの手続きで有利になる可能性があるためです。
事実と異なる理由を書かないよう注意しましょう。
体調不良やパワハラ、職場の人間関係などが原因で退職する場合でも、退職届には「一身上の都合」と書くことを強く推奨します。
ネガティブな理由をそのまま書くと、退職までの期間、気まずい雰囲気になったり、トラブルに発展したりするリスクがあります。
具体的な事情は、信頼できる上司や人事担当者との面談の場で、冷静に伝えるのが円満退職のコツです。
アルバイトやパートタイマーの方でも、退職時に退職届の提出を求められることがあります。正社員とは異なる点や、特有の疑問について解説します。
スムーズに退職手続きを進めるために、基本的なルールとマナーをしっかり押さえておきましょう。
アルバイトの場合、退職届が必要かどうかは会社の就業規則によって異なります。
店長や責任者に口頭で伝えるだけで済む場合も多いですが、後のトラブルを避けるためにも、書面での提出を求められるケースは少なくありません。
退職の意思を伝えたときに、「退職届は必要ですか？」と事前に確認しておくとスムーズです。提出を求められなくても、自分の意思を明確に示すために提出しておくと安心です。
アルバイト用の退職届も、基本的な書き方は正社員と同じです。
宛名は会社の代表取締役社長とするのが最も丁寧ですが、わからない場合は直属の上司（店長など）でも問題ありません。
提出相手も、基本的には直属の上司です。
いきなり本社の人事部に送付するのではなく、まずはいつも指示を受けている上司に退職の意思を伝え、その指示に従いましょう。
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退職届を書き終えたら、次は提出です。封筒の書き方や渡し方にも、社会人としてのマナーがあります。
最後のステップで評価を下げてしまわないよう、正しいマナーをしっかり確認しておきましょう。
ここでは、封筒の準備から提出までの流れを解説します。
封筒は、郵便番号枠のない白無地のものを選びます。
表面の中央には、少し大きめの文字で「退職届」と書きます。裏面の左下には、自分の所属部署名とフルネームを書きましょう。
封をする際は、のり付けし、中央に「〆」マークを書くとより丁寧です。
便箋は、三つ折りにするのが基本です。まず、下から3分の1を上に折り、次に上から3分の1を下に折りかぶせます。
封筒に入れる際は、便箋の右上の書き出し部分が、封筒の裏側から見て右上に来るように入れます。
こうすることで、受け取った相手が封筒から出して開いたときに、すぐに読み始められます。
退職届は、必ず直属の上司に手渡しします。いきなり人事部やさらに上の役職者に渡すのはマナー違反です。
提出のタイミングは、まず口頭で退職の意思を伝え、会社の合意を得てからが基本です。
法律上は退職日の2週間前までに伝えれば良いとされていますが、円満退職のためには、会社の就業規則を確認し、退職希望日の1ヶ月～2ヶ月前には伝えるのが望ましいでしょう。
ここでは、退職届に関して多くの人が抱きがちな細かい疑問や、いざというときのトラブル対処法をQ&A形式で解説します。
万が一の事態にも冷静に対応できるよう、事前に知識を身につけておきましょう。
退職届の作成は、社会人としての大切な手続きの一つです。理由の書き方に迷うかもしれませんが、自己都合の場合は「一身上の都合」と書けば問題ありません。
大切なのは、会社のルールとマナーを守り、感謝の気持ちをもって手続きを進めることです。
この記事で紹介した書き方やマナーを参考に、自信を持って退職届を準備し、円満な退職を実現してください。そして、新たな一歩を気持ちよく踏み出しましょう。
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